Sumário

Abordagem de risco associada às metodologias de gestão

Riscos relacionados à transformação digital e centralidade do usuário

Principais oportunidades identificadas

Fontes específicas de riscos e oportunidades

Avaliação (probabilidade x impacto) dos riscos e oportunidades

Conforme visto, os objetivos estratégicos e as metas institucionais da ESMPU a serem alcançados nos próximos anos estão consignados no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2020-2024, do qual também faz parte o Mapa Estratégico Institucional. Na confecção desse documento foram identificados riscos associados ao atingimento dos objetivos. 

Ademais, observa-se que, de acordo com o atual Regimento Interno da ESMPU, a Secretaria de Educação, Conhecimento e Inovação (Secin) é a área responsável pelos macroprocessos finalísticos da Escola, bem como pela facilitação na gestão dos riscos corporativos. Neste ponto se destaca a necessidade de inovação associada ao momento de transformação digital do negócio da instituição. Por conseguinte, essa transformação trouxe como consequência economia de recursos, além de novas oportunidades de expansão dos serviços e públicos da ESMPU. 

Isso significou, também, novos riscos associados, considerando que, mesmo com o mundo redefinindo uma nova normalidade, o digital e o remoto permaneceram no centro dos negócios, dos produtos e dos serviços das organizações. 

Realizar uma transformação completa e impactante do negócio institucional foi essencial para garantir que os públicos alcançados na expansão da educação a distância (EaD), durante a pandemia, continuassem a ser atendidos, ao mesmo tempo que as atividades presenciais necessitaram se adequar à nova realidade do mundo e às demandas dos públicos da ESMPU. 

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Abordagem de risco associada às metodologias de gestão 

Em razão da pouca estrutura com a qual conta a ESMPU, a Assessoria de Estratégia e Inovação (Assein) tem investido em desenvolver os colaboradores para gerirem melhor os riscos associados às suas iniciativas e, ainda, para aprimorarem os processos, com o foco na gestão de riscos. 

A literatura registra que a própria gestão de um processo de negócio já mitiga vários riscos advindos da execução das atividades, o que, consequentemente, proporciona a melhoria contínua dos processos. Vale destacar que, durante a modelagem, requisitos legais necessários à execução de cada processo são levantados e evidenciados no decorrer dos fluxos. 

Com relação a abordagens específicas nos processos, tem-se o seguinte:

Processos críticos da ESMPU mapeados

No que tange à gestão de projetos, a ESMPU trabalha com a obrigação metodológica de formalização de um Plano de Riscos, contido no Plano de Gerenciamento do Projeto – a ser descrito pelo gerente do projeto. Após essa formalização, o planejamento é validado e a execução do projeto passa a ser acompanhada pelas partes interessadas, incluindo a Assessoria de Estratégia e Inovação Institucional. 

Ademais, a ESMPU publicou o Guia Prático da Estratégia – Conceitos e metodologias para construir uma gestão ágil e transformadora. Esse guia visa ao compartilhamento de informação e à tradução de conteúdos “especializados” para toda a ESMPU. A proposta é aprimorar a maturidade organizacional em termos de gestão estratégica, o que se dará por meio da comunicação de parâmetros mínimos e da uniformização dos principais instrumentos utilizados no gerenciamento da organização. 

Esse material complementa o Guia de Referência em Gestão Ágil, lançado em 2020. Todos foram concebidos a partir de uma perspectiva de experimentação e podem ser complementados com novas informações e ferramentas à medida que a gestão estratégica da instituição amadurece. 

A principal proposta desses documentos é de que sejam instrumentos acessíveis para todos os colaboradores e contribuam para o aprimoramento gerencial de lideranças e chefias, uma vez que o foco de toda a gestão estratégica da ESMPU é atuar na cultura organizacional. 

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Riscos relacionados à transformação digital e centralidade do usuário 

Além do trabalho de identificação dos riscos, a ESMPU realizou, em 2021, a exploração de design etnográfico, estudo inédito e detalhado que objetivou preencher a lacuna de dados qualitativos sobre os usuários dos serviços institucionais. Foram ouvidas 51 pessoas, dos públicos interno e externo, em entrevistas semiestruturadas e em profundidade. 

A exploração de design etnográfico foi motivada por uma combinação de fatores e mudanças internas e intencionais, somadas às externas e imprevisíveis. Além da pandemia de covid-19, que potencializou a necessidade de acelerar a transformação digital do próprio negócio da ESMPU, a instituição tem enfrentado modificações nas necessidades dos usuários, que cada vez mais exigem rapidez, relevância e impacto das entregas do setor público. 

Desse modo, essa investigação é uma forma de aprender sobre as pessoas, suas necessidades e seus contextos, a fim de identificar oportunidades de inovação relacionadas às experiências vividas por elas a serem afetadas por um produto ou serviço. 

O design etnográfico é, essencialmente, uma metodologia de pesquisa qualitativa que pode ser aplicada em diferentes momentos do ciclo de um serviço, desde seu desenho até sua implementação ou monitoramento. Nessa investigação foram geradas mais de 400 páginas de documentos sobre os usuários da Escola. 

Ademais, ainda na linha da travessia digital pela qual a Escola tem passado, o Programa Estratégico de Transformação Digital, cujo objetivo principal é a remodelagem da forma como a ESMPU cumpre sua missão institucional e entrega valor aos seus usuários, concluiu a sua primeira fase (2020-2022) com 12 (75%) dos 16 projetos finalizados. 

No entanto, dezoito meses após a sua concepção, o programa passou por uma revisão de seu portfólio, a qual levou em consideração: (I) os projetos que já haviam sido finalizados; e (II) os projetos instituídos pelo Painel de Contribuição 2022-2023 da ESMPU. 

Assim, após a sua revisão, 24 projetos agora compõem a segunda fase do programa, sendo 6 projetos provenientes ou desdobrados da sua primeira fase e 18 novos projetos instituídos após a elaboração do Painel de Contribuição 2022-2023. 

A seguir, apresentam-se alguns indicadores dessa nova fase do programa, que se encerrou em dezembro de 2023: 

78% de execução das atividades previstas para todo o Programa de Transformação Digital;

58,33% dos projetos (14) concluídos;

16,67% dos projetos (4) em execução;

12,5% dos projetos (3) a iniciar; e

12,5% dos projetos (3) cancelados.

Por fim, para o melhor aproveitamento da exploração de design etnográfico, tendo em vista que a experiência do usuário retroalimenta a estratégia institucional, listam-se os seguintes riscos, bem como as respectivas ações de contingência:

Transformação Digital – Riscos e ações de contingência

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Principais oportunidades identificadas 

Transformação digital e centralidade no usuário 

Falar na centralidade do usuário é compreender que as necessidades, os comportamentos e as atitudes das pessoas devem estar no centro dos serviços. No que concerne à ESMPU, que trabalha para o aperfeiçoamento e a atualização de membros e servidores com vistas a propiciar uma atuação mais impactante, efetiva e resoluta do Ministério Público da União, identificou-se uma excelente oportunidade de convergir ações, projetos e serviços para essas necessidades. 

Nesse sentido, a exploração do design etnográfico trouxe narrativas de 51 usuários, ricas em informações capazes de esclarecer suas escolhas e atitudes. Como resultado dessa exploração, a ESMPU conta agora com 390 ideias geradas em colaboração com discentes, docentes e atores externos; 27 insights gerados a partir do conhecimento dos usuários; 12 ideias priorizadas, cujas ações foram planejadas; e 6 principais aprendizados, que apontaram para oportunidades.

Principais aprendizados e oportunidades identificadas

Adicionalmente, considerando que o serviço público se orienta pelo interesse público, que significa, em sentido mais amplo, a sociedade, torna-se imprescindível compreender esse fenômeno humano que ocorre paralelamente ao da transformação digital, com o intuito de remodelar nossa organização com foco no futuro. Assim, as ações adotadas para aproveitar essa oportunidade foram as seguintes: 

– A ESMPU conta com o Programa Estratégico de Transformação Digital, cujo objetivo principal é orientar recursos e esforços para a transformação digital da Escola. 

– A ESMPU implantou a 1ª fase do projeto de “Ensino Híbrido”, que automatizou salas de aula e tem possibilitado, nas salas remotas, experiências únicas e completamente integradas ao presencial; trata-se de unir a facilidade e o alcance do ensino online aos benefícios da interação presencial. Em outras palavras, o projeto disponibilizou ao corpo acadêmico toda a infraestrutura de interação entre discentes e docentes – presencial e remota – necessária para uma experiência única, de forma acessível, simples e intuitiva. Agora que a ESMPU passa a assumir o formato de ensino híbrido na sua oferta acadêmica, além da adequação tecnológica dos espaços acadêmicos, escopo da 1ª fase do projeto de “Ensino Híbrido”, é preciso lastrear as metodologias necessárias para que a experiência do formato seja a mais favorável possível, tanto para a turma presencial como para a turma remota e, sobretudo, para a interação entre ambas e entre todos os discentes com os docentes. Envolve, ainda, a adequação dos sistemas acadêmicos da ESMPU, que atualmente operam na lógica de turmas exclusivamente presenciais ou exclusivamente EaD. E abrange também a reorganização e capacitação das equipes de trabalho para que assumam esse projeto inédito para a ESMPU. 

– Em relação ao potencial de pesquisa, em 2023 a ESMPU realizou a investigação de “Vieses e Economia Comportamental no Ministério Público”, com o objetivo de desenvolver análises e diagnósticos acerca dos comportamentos que contribuem para a judicialização, assim como criar intervenções comportamentais capazes de mitigá-la no contexto do MP. Também realizaram-se estudos a fim de que a ESMPU possa explorar a dimensão de Instituição Científica, Tecnológica e de Inovação (ICT) para fomentar a pesquisa, a experimentação e a prototipagem no ambiente da instituição, a partir da atuação do Núcleo de Inovação Tecnológica da ESMPU (a ser criado) e da criação de um ambiente de sandbox regulatório com base nas diretrizes da ISO 56002. 

– Além disso, como desdobramento das 12 ideias priorizadas na exploração do design etnográfico, foram executados os seguintes projetos:

• Em 2023 a ESMPU se propôs a realizar a segunda edição do TEDxESMPU em sua versão Countdown, com o tema Light up our future, um chamado para lançar luz sobre o futuro que desejamos. No palco do TEDxESMPU ocorreram onze palestras e três apresentações artísticas. Durante o evento, três exposições de arte com temáticas referentes aos povos indígenas e tradicionais estavam abertas à visitação, incluindo mostras do fotógrafo Sebastião Salgado. Foram dez horas de evento, que reuniu 150 espectadores e alcançou cerca de 1.900 visualizações na transmissão ao vivo do evento no YouTube.

• Para celebrar os 23 anos da Escola Superior do Ministério Público da União (ESMPU) e os três anos do InovaEscola, a instituição promoveu a segunda edição da Semana de Inovação. Em formato de programa de extensão, o evento contou com duas rodas de conversa conduzidas por especialistas conhecidos pelo grande público, Diogo Cortiz e Clara Cecchini. O objetivo foi disseminar a cultura de inovação no MPU, além de promover conexão, diálogo e troca de experiências entre atores inovadores. A atividade acadêmica foi gratuita e aberta à sociedade. Interessados puderam participar presencialmente e a distância.

• Oferta do Curso de Especialização Lato Sensu “Controle da Administração Pública”, na modalidade a distância: foram abertas 50 vagas para membros e servidores do Ministério Público da União e 5 para membros e servidores do Ministério Público brasileiro, em decorrência de acordo de cooperação com o Conselho Nacional do Ministério Público. A atividade tem como objetivo oferecer aos discentes conhecimentos atualizados sobre medidas de orientação e correção da conduta de órgãos e poderes públicos, aplicáveis nos âmbitos interno (autocontrole) e externo. O curso é dividido em três fases: a primeira destina-se à realização das disciplinas (360 horas-aula); a segunda, à elaboração do projeto do trabalho de conclusão de curso (TCC; e a terceira, à defesa do TCC. O conteúdo de cada disciplina conta com videoaulas, materiais escritos produzidos pelos docentes, bibliografias básica e complementar, momentos de interação, fóruns, debates e avaliações.

• Por ocasião do TEDxESMPU Countdown, a ESMPU recebeu a exposição “Toda vez que se fura uma obra, várias outras surgem”, de curadoria da procuradora da República Fabiana Schneider e da historiadora Lilia Schwarcz, na recepção do prédio e na sala T12, com 16 artistas negros ou indígenas. Na oportunidade, a Escola também recebeu cinco obras da coleção “Amazônia”, de Sebastião Salgado, emprestadas do acervo do Museu Sepúlveda Pertence, do Supremo Tribunal Federal. O TEDxESMPU Countdown contou ainda com: a exposição “Identidades Indígenas no Brasil Contemporâneo”, de Leonado Prado; a exibição do filme “A Semente”, de Alina D’Alva Duchrow; a exposição de quatro obras da coleção “Bosques Imaginários”, da artista e desembargadora federal Cristina Melo; e a reexibição do projeto “Atafona – O avanço” e do podcast “Reconecta”, de Rafael Duarte. Também integraram a programação do evento as apresentações musicais de Conrado Pera, Valéria Bittar e Emília Monteiro.

• A ESMPU oferece um catálogo de cursos livres de alta qualidade, no formato a distância, que podem ser realizados a qualquer tempo, sem período de inscrição determinado e com direito a certificação. São capacitações com temáticas relacionadas às diversas áreas do Direito, Inovação e Gestão. As capacitações são gratuitas e conferem certificado para quem obtiver percentual de aproveitamento mínimo de 60%.

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Fontes específicas de riscos e oportunidades 

Pessoal 

Destaca-se o baixo número de servidores pertencentes ao quadro próprio da ESMPU: atualmente, apenas 21 vagas de analistas do MPU e 16 de técnicos do MPU estão ocupadas, uma vez que o preenchimento dos demais cargos efetivos vagos depende de disponibilidade orçamentária. 

Cargos efetivos vagos e ocupados na ESMPU

Registre-se que o número de cargos efetivos providos é inferior, inclusive, à estrutura de cargos e funções comissionadas da ESMPU, que é de 98 postos, dos quais 82 se encontram providos. Dessa maneira, a Escola tem dependido da disponibilidade de outros ramos do MPU ou mesmo de outros órgãos federais em ceder servidores para a condução de suas atividades de trabalho. 

Vale ressaltar, também, alguns aspectos que interferem diretamente na força de trabalho:

a) quantidade de servidores disponíveis ante as necessidades da unidade;

b) resultados de eventuais avaliações acerca da distribuição da força de trabalho entre a área-meio e a área-fim e do número de servidores em cargos comissionados em comparação com os não comissionados; e

c) eventuais afastamentos que reduzem a força de trabalho disponível e possíveis impactos nas atividades desenvolvidas.

Dessa forma, entende-se que a quantidade de servidores disponíveis é deficitária ante as necessidades da unidade, principalmente na área-fim, em virtude da ampliação de vagas ofertadas e da demanda reprimida. 

Outro fator de risco diz respeito ao uso de sistemas que não atendem adequadamente às demandas institucionais da área de Gestão de Pessoas. A Escola utiliza, de forma compartilhada, os sistemas disponibilizados e gerenciados pela Procuradoria-Geral da República (PGR). Ocorre que os acessos são limitados a determinadas funcionalidades, ocasionando a dependência, por parte da ESMPU, de que a equipe técnica daquela Procuradoria-Geral proceda às alterações necessárias para alimentação da base de dados. Esse risco está sendo minimizado, a cada ano, com as constantes tratativas com os secretários e a equipe de Gestão de Pessoas da PGR, visando à liberação de novas funcionalidades dos sistemas. 

Qualificação 

Por atuar no tripé acadêmico “Ensino, Pesquisa e Extensão”, além de “Inovação”, a ESMPU necessita de um quadro altamente qualificado, composto por servidores especialistas em diferentes áreas do conhecimento, tais como Pedagogia, Biblioteconomia, Arquivologia, Design, entre outras, além do conhecimento na área jurídica. Considerando que o quadro próprio da Escola é reduzido, há a necessidade de buscar servidores especializados nos demais ramos do MPU ou em outros órgãos da Administração Pública federal. 

Orçamento 

As mudanças estruturais ocorridas em 2020 tornaram imprescindível a otimização dos recursos orçamentários existentes tanto para reduzir custos quanto para aproveitar as oportunidades de expansão do alcance da ESMPU por meio da transformação digital. 

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Avaliação (probabilidade x impacto) dos riscos e oportunidades 

Os quadros a seguir apresentam um resumo dos riscos e oportunidades identificados nesta seção, com respectivas avaliações das probabilidades e dos impactos, caso se materializem: 

Riscos – Possíveis impactos e probabilidades de ocorrência

Oportunidades – Possíveis impactos e probabilidades de ocorrência